Outlook über Excel VBA aufrufen und Daten automatisch versenden!

Feststellung

  • Excel kann wie eine Datenbank genutzt werden.
  • Über Excel VBA kann beispielsweise auch Outlook aufgerufen werden, um Emails mit Anhängen an beliebige Empfänger auch einzeln zu versenden.

Resümee:

Umfassende betriebliche Lösungen für nahezu alle Bereiche sind nicht nur möglich, sondern auch preiswert zu realisieren.

Mit Excel VBA per Kopfdruck Daten analysieren, nach beliebigen Kriterien in Listenform aufbereiten und automatisch an vorgegebene Empfänger einzeln via Outlook versenden.

In unserer Aufgabenstellung werden Massen-Daten für eine 3-Jahresplanung vieler ausführenden Agenturen (zwischen 2.000 und 6.000 Datensätze) nach bestimmten Parametern automatisch in Listenform erstellt und als Excel-Datei für eine Agentur in einem dafür vorgesehenen Ordner gespeichert.

 

Jede der erstellten 3-Jahreslisten beinhaltet die Daten für eine einzelne  Agentur.

 

Bei unseren Testläufen bekamen bis zu 78 Agenturen ihre 3-Jahreslisten (in Form einer Excel-Datei) via Outlook automatisch zugesandt. 

 

Outlook erfüllte anfänglich seine Aufgabe nicht immer zu 100%.

Dabei kam es nach unterschiedlichen Übergabe-Zählerständen bei Outlook 2013 zur Fehlermeldung …, die einen Abbruch des ausführenden Programms  bewirkte.

 

Dieses Outlook-Problem konnte letztendlich ganz einfach neutralisiert werden.

  • Eine Fehlerroutine wurde integriert, die Outlook automatisch zurücksetzt.
  • Bereits verarbeitete Versand-Aufgaben werden zwischengespeichert.  

Der Versandprozess der restlichen Dateien wird erneut ausgeführt, bis alle Aufgaben abgearbeitet sind.

Ich bin Ihr Gesprächspartner, wenn Sie Excel im Unternehmen optimieren wollen, oder eine Speziallösung wie Auswertung, Controlling von Massendaten benötigen!

Mein Name ist Günter Gödecke.

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