Excel.xls in neue Version Excel.xlsx / .xlsm übertragen / konvertieren

Entscheidungshilfe ältere Excel.xls-Datei im Unternehmen in neue Version übertragen!


In Unternehmen werden auch heute noch ältere Excel-Versionen.xls genutzt. Am häufigsten dürfte wohl die Excel-Version 2003 mit dem Dateiformat „.xls“ vertreten sein.

Neuere Excel-Versionen haben die Dateiformate „.xlsx oder .xlsm“.


Macht es für Unternehmen Sinn, die alte VBA-Excel-Version.xls in die neue Version.xlsx / -.xlsm zu überführen?

Hierzu 5 notwendige Excel-Fragen:

(Die Reihenfolge der Fragen hat keine Priorität!):


Frage 1 von 5: 
Von wo aus wird mit der Excel-Datei.xls gearbeitet?

 

 

Mitarbeiter von Unternehmen erhalten oft vom Arbeitgeber die Möglichkeit sowohl von unterwegs, als auch von Zuhause im Homeoffice auf Daten, bspw. Excel.xls-Dateien, zur Bearbeitung zuzugreifen. Hier verbindet sich der Mitarbeiter mit seinem PC oder LapTop via geschütztem vpn-Zugriff mit dem Firmen-Server.

In Abhängigkeit verschiedener Faktoren kann es dabei auch zu längeren Wartezeiten kommen. Mehr dazu im persönlichen Gespräch.

 


Frage 2: 
Welche Sicherheitsvorkehrungen sind bisher beim Arbeiten mit Excel vom Unternehmen getroffen worden?

 

Dazu zählen auch die Sicherheits-Updates von Microsoft.

  • Alle Excel-Versionen-„.xls“ werden von Microsoft nicht mehr mit Sicherheits-Updates unterstützt. …

  • Weitere Sicherheitsoptimierungen sind… 
    • Automatisch Sicherheitskopien erstellen beim Schließen einer bearbeiteten Excel-Datei mit Datum- und Zeitstempel.
    • Automatisches Erinnern nach vorgegebener Zeit, um die
      vollbrachte Arbeit zu „Speichern“
      • Oder per Auto-Recovery ohne Rückfrage automatisch
        speichern. Das wiederum kann für den Nutzer lästig werden.

Frage 3 von 5: 
Gab oder gibt es ab und zu Probleme beim Öffnen oder Arbeiten oder Speichern mit älteren Excel.xls-Dateien?

 

Beim Einsatz höherer Excel-Versionen mit Endung ".xlsx" oder ".xlsm" (ab Excel 2007) werden ältere Excel-Dateien.xls in einem Kompatibilitätsmodus (Alte Version in neuer Version) geöffnet.
Hierbei kann es vorkommen, dass die so geöffnete Excel-Datei nicht mehr das gewünschte Bearbeitungsbild liefert.

  • Beispielsweise können Schalter plötzlich eine andere Größe haben.
  • Im schlimmsten Fall kann mit der Excel-Datei nicht gearbeitet werden.

Frage 4 von 5:
Kennen Sie die Leistungsunterschiede der älteren xls-Versionen zu den neueren xlsx- / xlsm-Versionen?

 

Die neuen xlsx- / xlsm-Versionen sind deutlich effizienter!

  • Der Speicherplatzbedarf fällt in vielen Fällen erheblich geringer aus.
  • Die Stabilität von .xlsx- / .xlsm-Dateien ist meist wesentlich besser gegenüber Excel.xls-Dateien die im Kompatibilitätsmodus laufen.
  • Die Anzahl möglicher Zeilen beträgt bei
    xlsx / xlsm 1.048.576 Zeilen gegenüber nur 65.536 der .xls-Datei.
  • Die Anzahl möglicher Spalten beträgt bei
    xlsx / xlsm 16.384 Spalten gegenüber nur 256 der .xls-Datei.

Frage 5 von 5:
Welche Dateigrößen haben ihre verwendeten Excel.xls-Dateien?

 

 

Excel kann auch wie eine Datenbank genutzt werden. In manchen Fällen übersteigt dabei die xls-Datei die Größenordnung von 200 MB. Gerade in Kombination mit Frage 1 (Von wo aus schafft der Benutzer) kann es bei der Datenübertragung beim Öffnen, Bearbeiten und Speichern der Excel.xls-Datei zu Verzögerungen kommen.


Excel-Dateien im xlsx- / xlsm-Format sind meist deutlich schneller.

In bestimmten Rahmenkonstellationen ist die binäre Speicherung TYP "xlsb" noch sinnvoller. Dazu mehr im persönlichen Gespräch. 


Zusammenfassung:

Die Übertragung / Konvertierung von älteren Excel.xls-Dateien in eine höhere Excel-Version mit den Formaten "xlsx / xlsm" ist in den meisten Fällen sinnvoll. Begründung: ...

 

 

Excel.xlsx / -.xlsm erhält Microsoft-Sicherheits-Updates.
(Sicherheitsstandard im Unternehmen)

 

Excel.xlsx / -.xlsm läuft stabiler als die im Kompatibilitätsmodus geöffneten xls-Dateien. (Geringere Ausfallzeiten)

 

 

Excel.xlsx / -.xlsm Dateien sind meist deutlich schneller beim Laden und Speichern. (Zeitersparnis)

 

 

Excel.xlsx / -.xlsm ist deutlich leistungsstärker als Excel.xls.  (Erheblich größere Projekte können damit umgesetzt werden.)

  


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