Ein Beispiel aus der Praxis einer europaweit tätigen Spedition | Mittelstand

Im Laufe eines Jahres kommen bis zu 6.000 Rechnungen ins Haus.

Bisherige Rechnungseingänge wurden in ein vorgegebenes Excel-Tabellenblatt von mehreren Personen eingetragen. Um doppelte Rechnungen zu erkennen, wurde mit Filter- und Sortierfunktionen die Excel bereitstellt gearbeitet. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen fiel bei der Vielzahl der Rechnungen die eine oder andere doppelte Rechnung nicht direkt auf.

Jede Spalte war hierbei händisch einzutragen.

• Bei annähernd 6.000 Rechnungen pro Jahr ging auch die Übersicht schnell verloren.
• Zu ermittelnde monatliche Leistungszeiträume mussten ebenfalls händisch ausgeführt und in eine neue Excel-Liste kopiert und bearbeitet werden. Dabei sind unbezahlte Rechnungen der vorherigen Leistungszeiträume  ebenfalls zu berücksichtigen und in diesem Leistungszeitraum einzubuchen.
• Nach Vergabe der laufenden Nummer und Eintrag der relevanten Daten wurde die Rechnung im Original an die betroffene Abteilung (weiter an...) gegeben. Nach erfolgter Prüfung kamen die Rechnungen an die Buchhaltung zurück und mussten mit einem Datum aus der Liste ausgetragen werden.

Die meisten der hier beschriebenen händischen Aktionen entfallen nun...

(klicken Sie in ein Bild um es zu vergrößern)

sondern werden durch die Programmierung aus der jeweiligen aktiven Zeile übernommen. Mit einem Rechtsklick auf Leistungszeitraum Monat-Jahr erstellen, erfolgt direkt die Auswertung.

Offene Positionen aus den Vormonaten des gewählten Leistungszeitraumes werden dabei ebenfalls angezeigt.