Mit Excel VBA doppelte Rechnungen direkt erkennen.

Ein Beispiel aus der Praxis für die Praxis der Buchhaltung


Unternehmensproblem: Wie erkenne ich eine doppelte Rechnung, wenn diese zeitverzögert von einem Auftragnehmer erneut eingereicht wird!

Im Laufe eines Jahres kommen bis zu 6.000 Rechnungen ins Haus.

Bisherige Rechnungseingänge wurden in ein vorgegebenes Excel-Tabellenblatt von mehreren Personen eingetragen. Um doppelte Rechnungen zu erkennen, wurde mit Filter- und Sortierfunktionen die Excel bereitstellt gearbeitet. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen fiel bei der Vielzahl der Rechnungen die eine oder andere doppelte Rechnung nicht direkt auf.

Bild: Altes Tabellenblatt mit Überschriften zur Erfassung des Rechnungseingangs
Bild: Altes Tabellenblatt mit Überschriften zur Erfassung des Rechnungseingangs

Jede Spalte war hierbei händisch einzutragen.

  • Bei annähernd 6.000 Rechnungen pro Jahr ging auch die Übersicht schnell verloren.
  • Zu ermittelnde monatliche Leistungszeiträume mussten ebenfalls händisch ermittelt und in eine neue Excel-Liste kopiert und bearbeitet werden. Dabei sind unbezahlte Rechnungen der vorherigen Leistungszeiträume  ebenfalls zu berücksichtigen und in diesem Leistungszeitraum darzustellen.
  • Nach Vergabe der laufenden Nummer und Eintrag der relevanten Daten wurde die Rechnung im Original an die betroffene Abteilung (weiter an...) gegeben. Nach erfolgter Prüfung kamen die Rechnungen an die Buchhaltung zurück und mussten mit einem Datum aus der Liste ausgetragen werden.

Die meisten der hier beschriebenen händischen Aktionen entfallen nun...

Auftrag: doppelte Rechnung erkennen und weitere Abläufe optimieren

(klicken Sie in ein Bild um es zu vergrößern)

Hauptmenü zur direkten Erkennung doppelter Rechnungsnummern inklusive automatischer Erstellung von Leistungszeiträumen, laufender Nr.+Datum,...
Hauptmenü zur direkten Erkennung doppelter Rechnungsnummern inklusive automatischer Erstellung von Leistungszeiträumen, laufender Nr.+Datum,...

Aktionen werden nun per Rechts- oder Doppelklick automatisiert ausgeführt.

führt die Aktion Zusammenfassung Firmenname und Rechnungsnummer aus. Zuvor werden Leerstellen links und rechts des Namens / RNr. eliminiert.
führt die Aktion Zusammenfassung Firmenname und Rechnungsnummer aus. Zuvor werden Leerstellen links und rechts des Namens / RNr. eliminiert.

Alle doppelten Rechnungsnummern werden direkt angezeigt und gelb markiert.

Doppelte Rechnungsnummern werden gelb markiert.
Doppelte Rechnungsnummern werden gelb markiert.

Leistungszeiträume (beispielsweise 12-2017) müssen nicht eingetragen werden...

sondern werden durch die Programmierung aus der jeweiligen aktiven Zeile übernommen. Mit einem Rechtsklick auf Leistungszeitraum Monat-Jahr erstellen, erfolgt direkt die Auswertung.

Offene Positionen aus den Vormonaten des gewählten Leistungszeitraumes werden dabei ebenfalls angezeigt.


Jetzt mehr über diese Excel-Software erfahren? Nehmen Sie Kontakt auf.

Ich bin Ihr Gesprächspartner, wenn Sie Excel im Unternehmen optimieren wollen, oder Speziallösungen für Controlling / QHSE / Finanzmathematik / usw. suchen!

Mein Name ist Günter Gödecke.

Mein Name ist Günter Gödecke: "Ich bin Ihr Gesprächspartner, wenn es um Excel-Optimierung oder Programmierung neuer Excel-VBA-Programme geht."
Günter Gödecke | Gödecke Programmierung
Excel-VBA Referenzen: Konzern, Kommune, Mittelstand, KMU! Über 30 Jahre Berufserfahrung in vielen Branchen.
Unternehmensberatung "Datenauswertung mit Excel" und "Excel optimieren mit VBA-Programmierung" > führt im Unternehmen zu hoher Zeitersparnis. > amortisiert sich meist nach 6 - 12 Monaten.
Rufen Sie an! 06201-7303162. Kommen Sie zu mir,... dann ist das Erstgespräch definitiv Gratis.

ReferenzenKonzern, Kommune, Mittelstand, KMU!

Über 30 Jahre Berufserfahrung in vielen Branchen...

Wir programmieren maßgeschneiderte Excel-VBA-Lösungen.

UNTERNEHMENSBERATUNG | SOLL- / IST-ANALYSEN

"Excel Optimierung durch VBA-Lösungen f. alle Branchen"

bspw. Effizientes Handling und Controlling von Massendaten 

Ein Gespräch lohnt immer. Rufen Sie mich an!

06201 - 730 31 62


Nehmen Sie jetzt Kontakt mit mir auf. "Kontaktformular Gratis Erst-Termin" ... in 1 Minute ausgefüllt.