Mit Excel VBA doppelte Rechnungen direkt erkennen!

Ein Beispiel aus der Praxis einer europaweit tätigen Spedition | Mittelstand


Unternehmensproblem: Wie erkenne ich eine doppelte Rechnung, wenn diese zeitverzögert von einem Auftragnehmer erneut eingereicht wird!

Im Laufe eines Jahres kommen bis zu 6.000 Rechnungen ins Haus.

Bisherige Rechnungseingänge wurden in ein vorgegebenes Excel-Tabellenblatt von mehreren Personen eingetragen. Um doppelte Rechnungen zu erkennen, wurde mit Filter- und Sortierfunktionen die Excel bereitstellt gearbeitet. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen fiel bei der Vielzahl der Rechnungen die eine oder andere doppelte Rechnung nicht direkt auf.

Bild: Altes Tabellenblatt mit Überschriften zur Erfassung des Rechnungseingangs
Bild: Altes Tabellenblatt mit Überschriften zur Erfassung des Rechnungseingangs

Jede Spalte war hierbei händisch einzutragen.

  • Bei annähernd 6.000 Rechnungen pro Jahr ging auch die Übersicht schnell verloren.
  • Zu ermittelnde monatliche Leistungszeiträume mussten ebenfalls händisch ausgeführt und in eine neue Excel-Liste kopiert und bearbeitet werden. Dabei sind unbezahlte Rechnungen der vorherigen Leistungszeiträume  ebenfalls zu berücksichtigen und in diesem Leistungszeitraum einzubuchen.
  • Nach Vergabe der laufenden Nummer und Eintrag der relevanten Daten wurde die Rechnung im Original an die betroffene Abteilung (weiter an...) gegeben. Nach erfolgter Prüfung kamen die Rechnungen an die Buchhaltung zurück und mussten mit einem Datum aus der Liste ausgetragen werden.

Die meisten der hier beschriebenen händischen Aktionen entfallen nun...

Auftrag: doppelte Rechnung erkennen und weitere Abläufe optimieren

(klicken Sie in ein Bild um es zu vergrößern)

Hauptmenü zur direkten Erkennung doppelter Rechnungsnummern inklusive automatischer Erstellung von Leistungszeiträumen, laufender Nr.+Datum,...
Hauptmenü zur direkten Erkennung doppelter Rechnungsnummern inklusive automatischer Erstellung von Leistungszeiträumen, laufender Nr.+Datum,...

Aktionen werden nun per Rechts- oder Doppelklick automatisiert ausgeführt.

führt die Aktion Zusammenfassung Firmenname und Rechnungsnummer aus. Zuvor werden Leerstellen links und rechts des Namens / RNr. eliminiert.
führt die Aktion Zusammenfassung Firmenname und Rechnungsnummer aus. Zuvor werden Leerstellen links und rechts des Namens / RNr. eliminiert.

Alle doppelten Rechnungsnummern werden direkt angezeigt und gelb markiert.

Doppelte Rechnungsnummern werden gelb markiert.
Doppelte Rechnungsnummern werden gelb markiert.

Leistungszeiträume (beispielsweise 12-2017) müssen nicht eingetragen werden...

sondern werden durch die Programmierung aus der jeweiligen aktiven Zeile übernommen. Mit einem Rechtsklick auf Leistungszeitraum Monat-Jahr erstellen, erfolgt direkt die Auswertung.

Offene Positionen aus den Vormonaten des gewählten Leistungszeitraumes werden dabei ebenfalls angezeigt.


Hatten Sie auch schon das Problem, dass Rechnungen im Unternehmen doppelt bezahlt wurden? Mit dieser Excel-VBA-Lösung ist das kein Thema mehr.

Ich bin Ihr Gesprächspartner, wenn Sie Excel im Unternehmen optimieren wollen, oder Excel-VBA Speziallösungen suchen für Controlling / QHSE / Finanzmathematik / Massendaten / usw!

Günter Gödecke | Gödecke Programmierung
Günter Gödecke | Gödecke Programmierung

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