Projektsteuerung inkl. Cashflow-Zuordnung mit Excel VBA

Betriebswirtschaftliche Auswertung beliebiger Einzelprojekte mit einem Klick


Ein Förderprojekt auf Basis Cashflow-Monatsliste der Finanzbuchhaltung Lokale Demokratie

Die Projekte des Vereins "Lokale Demokratie" sind unter anderem  wesentlich für das "Miteinander von Menschen".

Auftraggeber: Lokale Demokratie e.V.
Auftraggeber: Lokale Demokratie e.V.

Um kulturelle oder soziale Projekte zu fördern, arbeiten wir meist für wenig Geld, oder auch Gratis!
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Ein Auftrag aus der Excel-VBA-Praxis zur Projektsteuerung

Monatlich liefert die Finanzbuchhaltung den gesamten Cash-Flow des Geschäftsjahres an den Vorsitzenden. Diese Cash-Flow-Datei hat das Format Excel.csv oder Excel.xlsx.  


Info: Das Vergrößern von Bildern erreichen Sie hier durch Klick in das jeweilige Bild.

Die monatliche Cash-Flow-Datei der Finanzbuchhaltung hat diesen Aufbau:

Bild: Überschriften Cash-Flow der monatlichen Buchungsliste
Bild: Überschriften Cash-Flow der monatlichen Buchungsliste
Auszug Daten der monatlichen Buchhaltungsliste
Auszug Daten der monatlichen Buchhaltungsliste

Diese Listen sind unübersichtlich und für ein betriebswirtschaftliches Controlling und Steuerung von Einzelprojekten für den Anwender absolut ungeeignet!

Folgende Aufgabenstellung war mit ExcelVBA umzusetzen:

  1. Die in der Monatsliste enthaltenen Daten sollen per Knopfdruck in eine Controlling-Projekt-Liste übertragen und anschließend nach Kundenwunsch formatiert werden.
    1. Zusätzlich soll eine fortlaufende Nummer in Spalte A eingetragen werden.
  2. Durch monatliche Aktualisierung sollen neue Daten den laufenden Projekten automatisch zugeordnet werden können.
  3. Nur ab einer bestimmten Projektnummer sind die Daten in das jeweilige Projekt / Tabellenblatt_Projektname_Nr. einzutragen. Bei der Projektzuordnung der Daten erfolgt auch eine Prüfung / Zählung.
    1. Anzahl Datensätze die einem Projekt zugeordnet wurden.
    2. Anzahl Datensätze deren Projektnummern nicht berücksichtigt werden dürfen. 
    3. Anzahl Datensätze die ein Leerfeld im Feld Konto = Projektnummer hatten.
    4. Anzahl Datensätze deren Projektnummer nicht als Zahl erkannt wurde.
    5. Prüfung auf gelöschte Datensätze und Hinzufügen derselben im TB_Historie. 
  4. Neue Projekte sollen per Knopfdruck in einem Tabellenblatt angelegt werden können. Der Auftraggeber gibt lediglich Projektnummer, Projektname und Projektkürzel vor. Das neue Projekt (Tabellenblatt) wird alsdann automatisch angelegt, wenn keine Doppelbelegung oder falsche Projektnummer vorhanden ist. Der Tabellenblatt-Name ergibt sich aus der Projektnummer und dem Projektkürzel. Projektname und Projektnummer werden in Zeile 1 des neuen Tabellenblattes integriert. 
  5. Das Programm soll automatisiert eine Sicherungskopie der Datei mit Datum und Uhrzeit erstellen und diese Sicherungskopie in einem vom Anwender vorgegebenen Netzwerk_Ort ablegen.
  6. Das Programm kann (in Abhängigkeit der gewählten Voreinstellung des Anwenders) eine automatische Speicherung des Programmes vor dem Beenden ausführen.
  7. Die Daten sollen nach beliebiger Spalte aufsteigend und absteigend mit 1 Klick sortiert werden können.
  8. Die zum Einlesen benötigten Buchhaltungsdateien befinden sich in einem dafür vorgesehenen Ordner. Pfad und Ordner werden vom Kunden im Tabellenblatt Voreinstellungen festgelegt.
    1. Nach dem Einlesen sind die Dateien automatisch in einen Unterordner (Eingelesen/Verarbeitet) zu verschieben.

Klicken Sie in das folgende Bild, um das Excel.xlsm-Werkzeug optisch besser zu sehen.

Ansicht Tabellenblatt Hauptmenü Excel-Controlling-Datei.xlsm
Ansicht Tabellenblatt Hauptmenü Excel-Controlling-Datei.xlsm

Projektsteuerung: Cashflow FIBU per Klick den Einzel-Projekten zuzuordnen?

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Günter Gödecke | Gödecke Programmierung
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