Betriebliche Abläufe mit Excel-VBA optimieren

Auftragsannahme, Be- & Verarbeitung von Bestellungen inklusive Vorplanung mit Feiertagen

Auftraggeber: Branche Fruchthandel | Mittelstand > Auftrag 2006/2007

Für diesen langjährigen Kunden pflegen wir bis heute per Fernwartung dieses Excel-Programm.


Der Excel-Tagesablauf im Unternehmen bei ALDI-Bestellungen im Jahr 2006 /2007!

  • Vieles wurde damals doppelt und manchmal sogar dreifach vom Einkauf und der Geschäftsleitung in beliebigen abteilungsspezifischen Tages- und Wochen-Listen der Excel-Version 2003 eingetragen und weiter bearbeitet.
  • Alle Bestellungen mussten zusammengeführt werden.
  • Der Einkauf benötigte eine Übersicht über die aktuellen Bestellungen und musste zusätzlich für die kommende Woche eine Bevorratung zu Obst & Gemüse planen und disponieren.
  • Eine Artikelabstimmung war notwendig um die ausgehenden Bestellmengen zu prüfen.
    • Bei Mindermengen waren Zukäufe zu realisieren oder zu entscheiden welche der Niederlassungen geringere Stückzahlen erhielt.
  • Vorjahresvergleiche zu Bestellmengen der jeweiligen Niederlassungen waren äußerst zeitraubende, notwendige Aktivitäten.

Excel-Version 2003.xls anstatt Excel-Version 2007.xlsm

Am Markt war die neueste Excel-Version 2007 bereits erhältlich. Die Vorteile, die für die neue Version sprachen, waren immens. Jedoch scheuten sich die Mitarbeiter die gewohnte Excel-Version 2003 gegen die ungewohnte und neu zu erlernende Version 2007 einzutauschen. So kam es zu der Beauftragung die Programmierung in der Version 2003.xls auszuführen.

  • Selbst Excel 2003 lässt sich mittels der VBA-Programmierung prima als Datenbank verwenden.
  • Mit nur einem Klick... werden nun die einmal erfassten Daten mittels VBA Programmierung zusammengeführt, je nach Abteilungsanforderung aufbereitet und zur Information oder zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt.

  • Benötigte Vergleichswerte (Lieferartikel + Liefermenge) der Vorwoche werden jetzt direkt für die Planung der neuen Woche zur Verfügung gestellt.
    • Mit nur einem Klick... kann jeder gelieferte Artikel aus der Vorwoche für die neu anzulegende Woche eingetragen werden.
  • Auch die Einkäufer des Unternehmens können sich jetzt einfach per Mausklick... die aktuellen Daten (Bestellmenge Gesamt je Artikel und Tag) für ihren Aufgabenbereich anzeigen lassen.

    • Die Disposition ist übersichtlich und erfolgt direkt über die aktuelle Wochenliste oder über die zukünftige Wochenliste.
  • Mit nur einem Klick... ist nun auch ein Wochenvergleich "HEUTE mit der gleichen Woche VOR EINEM JAHR" möglich. Alle belieferten ALDI Filialen sind mit ihren Liefermengen in der Datenbank enthalten. Lieferartikel + Liefermenge werden nach KW angezeigt.


Dauer der Amortisation des Auftrages im höheren fünfstelligen Eurobereich:

Betrachtet man den bezahlten EURO-Aufwand für unsere Dienstleistung bei der Optimierung der betrieblichen Abläufe, dann hat sich die Investition für das Unternehmen bereits innerhalb des ersten Jahres amortisiert.

Nur eine Person muss die Bestellungen des ALDI einpflegen. Per Klick wird diese Bestellung in das Hauptprogramm überführt. Per Klick werden alle weiteren Nebenprogramme aktualisiert.

Dieser Amortisationseffekt lässt sich vereinfacht so berechnen! Tägliche Zeitersparnis für alle Personen (inklusive der Geschäftsführer) in Stunden mal deren Gehalt!

Die tägliche Zeitersparnis der Personen die mit dem Hauptprogramm oder den weiteren Nebenprogrammen arbeiten beträgt in Summe rund 3-4 Stunden. Die Einkäufer sowie die 2 Geschäftsführer arbeiten mit den Programmen. 


Auch heute im Jahr 2020 läuft die Excel-Version 2003.xls im Unternehmen fast reibungslos!

  • Da keine Updates mehr für die xls-Version von Microsoft geboten werden hat das Unternehmen eigene Sicherungsmaßnahmen ergriffen.
  • An eine Umstellung auf die neueste Version wird immer noch nicht gedacht, da das Programm so gut wie fehlerfrei läuft.
  • Das Unternehmen hat uns bei Auftragserteilung einen Laptop mit VPN-Zugang auf den firmeneigenen Server zur Verfügung gestellt. Der Laptop wird regelmäßig ausgetauscht. 

Ich bin Ihr Gesprächspartner, wenn Sie betriebliche Abläufe mit Excel-VBA optimieren wollen!

Günter Gödecke | Gödecke Programmierung
Günter Gödecke | Gödecke Programmierung

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